社会・環境マネジメントシステム内部監査

学研グループの社会・環境マネジメントシステムが、適切に実施され維持されているかなどをチェックするために毎年内部監査を実施しています。

学研グループ社会・環境マネジメントシステム(EMS)第11期(2019年10月〜2020年9月)は、内部環境監査を2020年9月に実施しました。
以下は、「内部監査統括報告書」の概要です。

Ⅰ.第11期内部監査について

① 内部監査の目的

  • 学研グループの社会・環境マネジメントシステム(以下EMS)が、適切に実施され維持されているかを点検する。
  • 順法状況、及び環境パフォーマンス(目的・目標達成状況)を点検する。
  • 前回の内部監査で指摘された要改善事項(不適合)の是正及び予防処置が有効であったかを点検する。

② 内部監査の実施日程

  • 2020年9月1日(火)~9月25日(金)

③ 内部監査の実施範囲

  • 学研グループ社会・環境マネジメントシステムに取り組むすべての組織(会社)[16組織(19社)※学研ココファン3事業所、
    学研ココファン・ナーサリー3園(学研ビル外)を1つの組織としてカウントすると22組織19社]からサンプリング方式により監査実施対象:「16組織(3事業所、3園を含む)」を抽出

【第11期 監査実施対象組織(16組織)】
(株)学研ホールディングス  (株)学研ホールディングス中部本部 
(株)学研ホールディングス東北本部
(株)学研教育みらい(タケウチビル)
(株)学研エデュケーショナル/学研塾ホールディングス/学研メソッド
(株)学研メディカル秀潤社((株)学研メディカルサポートを含む)
(株)学研ココファンホールディングス(学研ビルに入居のココファングループ4社を含む)
※下記の学研ビル外事業所、園
ココファン藤沢SST、ココファン・ナーサリー藤沢SST、
(株)学研プロダクツサポート (株)学研ロジスティクス  (株)学研スマイルハート

④ 内部監査の実施方法

新型コロナウイルス感染予防対策として、面談での監査を避け、リモートでの監査を実施した(一部面談による)。事務局で各社への質問・確認事項をまとめた「内部監査質問票」を作成。質問票を各社担当者へ送付し、回答を回収。回答を内部監査員が評価し、各社へフィードバックする形式で実施した。

⑤ 内部監査の基準

内部監査において、当グループのEMS及び社会・環境マニュアルに合致しない場合(不適合)については、「要改善事項」として指摘を行うことになっているが、要改善事項は見られなかった。
また、不適合にはあたらないが、さらなる改善を行うことによりEMSの有効性の向上が望まれる事項については「改善提案」として特記し、改善を促した。

⑥ 内部監査の監査結果と「要改善事項」への対応

内部監査の監査結果について、監査チームは被監査組織の社会・環境責任者及び社会・環境リーダーに対し、クロージングミーティングを行い、その際に口頭で結果概要の伝達を行った。
監査終了後、監査チームが「内部監査報告書」を作成し、被監査組織の社会・環境責任者及び社会・環境リーダー、統括監査リーダーへ提出した。
なお、監査内容に「要改善事項」があった場合は、「要改善事項 是正処置要求書/回答書」を作成し、被監査組織に回付し、是正処置と回答書の提出を要求し、実施の確認をした上で「内部監査報告書」と共に統括監査リーダーへ提出することとなっているが、今期は要改善事項がかったため該当しない。

Ⅱ.前期の「提言」への対応の状況

第10期に行った「提言」への対応状況は以下の通りであった。

①サンプリングによる効率化に合わせた内部監査の有効性の向上

「サンプリング方式」による監査対象組織の選定を導入したことにより、1組織に対する監査実施の間隔が大きくなることから組織が自己点検できるツールの導入を検討し、自己点検ツールとして「内部監査質問票」作成し運用を行った。今期に関しては新型コロナへの対応が主旨であったが、ブラッシュアップを行い12期の内部監査でも活用していきたい。

②監査チームの編成と新人内部監査員への指導

新型コロナの影響でチームを編成しての監査は実施できなかった。第12期にチーム編成しての監査を実施する場合はベテラン監査員のスキルが継承できるチーム編成を行いたい。

③「廃棄物処理法」「緊急事態への取り組み」への対応

    法令順守においてISO14001での重要要求事項である「法令順守」において、環境関連法規制への順守状況を「環境関連法規制等登録表および順守確認書」の確認を内部監査での確認必須事項にすることにより対応を強化した。

Ⅲ.第11期内部監査のポイント

今回は「内部監査質問票」への回答を基にしたリモートでの監査であったため、監査ポイントを下記の3点に絞った

①「トップマネジメントのコミットメント」を把握し、EMSの取り組みに落とし込めているか
②「本業とEMS活動の統合」に沿ったEMS活動ができているか。またそのための組織の状況の把握、課題の抽出ができているか
③環境関連法規制に対する順守・確認状況の確認(特に廃棄物処理法関連)ができているか

Ⅳ.第11期内部監査の結果

【要改善事項】

「要改善事項」:0件

今回の内部監査員による監査では、「要改善事項」の指摘はなかった。過去の監査で指摘されることの多かった「社会・環境マニュアル第7章7-B 力量・教育訓練」に関しては、社会・環境責任者&リーダーの工夫により、各社の状況に沿った取り組みが行われていた。

【改善提案】

リモートによる監査であったため提案件数自体は減少する結果となった。しかし、質問票の回答から今回指摘されている項目についての改善提案が行えるということは監査員のISO14001:2015の要求事項に対する理解の深さからであり、他の監査員へも共有できるようにしていきたい。
今期も これらの改善提案を各組織のPDCAの運用に活用できるように有効なフィードバックを行うことが事務局の大きな課題である。

■「改善提案」:9件(9組織)

  • 「本業への取り組み」(課題・目標設定、評価基準)に関連するもの7件
  • 「廃棄物処理法」に関連するもの2件

Ⅴ.第12期のEMS活動への提言と総合意見

① 自己点検ツールのブラッシュアップ

第11期は新型コロナへの対応もあり、リモート監査を行うために「内部監査質問票」の作成・運用を行った。第11期はリモート監査への対応が主旨であったが、第12期は自己点検の質を上げるためのツールのブラッシュアップを行い監査実施方法についても より効果的な方法の検証を行っていただきたい。

② 監査チームの編成と新人内部監査員への指導

第11期の内部監査はリモートでの実施となったため、チーム編成を行うことはなかったが、第12期にチーム編成を行う場合はベテラン監査員のスキルを継承できるチーム編成をし、新しい監査員への監査スキルのアップのための指導を実践していただきたい。

③ 「廃棄物処理法」への対応

「廃棄物処理法への対応はISO認証登録の継続に直結する案件であるため、本社外組織の担当者に対しては引き続き上記法令への十分な理解、対応(特に法改正があった場合)をお願いしたい。

以上