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社会・環境マネジメントシステム内部環境監査

学研グループの社会・環境マネジメントシステムが、適切に実施され維持されているかなどをチェックするために毎年内部監査を実施しています。

学研グループ社会・環境マネジメントシステム(EMS)第9期(2017年10月〜2018年9月)は、内部環境監査を2018年4月〜5月に実施しました。
以下は、「内部監査統括報告書」の概要です。

Ⅰ.第9期内部監査について

① 内部監査の目的

学研グループの社会・環境マネジメントシステム(以下EMS)が、適切に実施され、維持されているか点検する。
順法状況、及び環境パフォーマンス(目的・目標達成状況)を点検する。
前回の内部監査で指摘された要改善事項(不適合)の是正及び予防処置が有効であったかを点検する。

② 内部監査の実施日程

2018年4月20日(金)~5月18日(金)

③ 内部監査の実施範囲

学研グループ社会・環境マネジメントシステム構成組織(会社):17組織(21社)
㈱学研ホールディングス、㈱学研ホールディングス大阪本社、㈱学研ホールディングス九州本部、㈱学研ホールディングス東北本部、㈱学研ホールディングス中部本部、㈱学研エデュケーショナル(㈱学研塾ホールディングス、㈱学研メソッド含む)、㈱学研プラス(㈱学研出版ホールディングス、㈱学研出版サービス含む)、㈱文理、㈱学研メディカル秀潤社(㈱学研メディカルサポート含む)、㈱学研ココファンホールディングス(ココファングループ3社含む)、㈱学研教育みらい、㈱学研アソシエ、㈱学研イノベーション、㈱学研ロジスティクス、㈱学研ステイフル、㈱学研プロダクツサポート、㈱学研スマイルハート

④ 内部監査の実施方法

当グループ内部監査員の資格保有者の中から各社の社員数に応じて内部監査の実務分担を要請、24名が2名一組となって監査チームを編成(複数の監査を担当した内部監査員も有)し、被監査組織(被監査会社)のEMS活動が当グループの社会・環境マニュアルやISO14001の要求事項に適合しているか、法規制その他要求事項を順守しているか、本業での取り組み促進状態等を監査した。
実施方法としては、被監査組織より事前に提出してもらった「社会・環境マネジメントプログラム・実績報告書(EMP)」、「課題評価シート」、「「当グループの状況」検討シート」、「環境関連法規制等登録表及び順守確認書」、「社会・環境マネジメントシステム研修実施記録」(第9期より事前に提出)を確認し、各監査チームがチェックリストを作成。これをもとに、被監査組織の社会・環境責任者、社会・環境リーダーへ口頭で質問する形式で実施した。

⑤ 内部監査の基準

内部監査において、当グループのEMS及び社会・環境マニュアルに合致しない場合(不適合)については、「要改善事項」として指摘を行った。
また、不適合にはあたらないが、さらなる改善を行うことにより、EMSとしてより良い状態が望まれる事項については「改善提案」とし、特記を行った。

⑥ 内部監査の監査結果と「要改善事項」への対応

内部監査の監査結果について、監査チームは被監査組織の社会・環境責任者及び社会・環境リーダーに対し、クロージングミーティングを行い、その際に口頭で伝達を行った。
なお、監査結果の内容に「要改善事項」がなかった場合は、監査チームが「内部監査報告書」を作成し、被監査組織の社会・環境責任者及び社会・環境リーダー、統括監査リーダーへ提出した。
また、監査内容に「要改善事項」があった場合は、「要改善事項 是正処置要求書/回答書」を作成し、被監査組織に回付し、是正処置と回答書の提出を要求し、実施の確認をした上で「内部監査報告書」と共に統括監査リーダーへ提出した。

Ⅱ.第9期内部監査のポイント

今回はEMSの運用状況の確認と共に、下記内容を監査のポイントとした。

A:できるだけ厳密な評価を徹底し、「要改善事項」については基準に適合しない事柄を明確に指摘し、積極的な改善につなげる。
B:前期の内部監査以降の活動についてもパフォーマンスをチェックし、未達成がある場合については「要改善事項」の対象とする。
C:目標の数値や方法については継続的改善を行っていることを確認する。
D:「社会・環境マネジメントプログラム・実績報告書(EMP)」に必要事項が漏れなく、わかりやすく記載されていることを確認する。(手段及び監視・測定方法の明記、責任者の明記、スケジュールの明記、記録等)
E:ISO14001・2015版の最大の狙いである「本業とEMS活動の統合」に沿ったEMS活動ができているか。またそのための組織の状況が把握できているか

Ⅲ.第9期内部監査の結果

今回の内部部監査員による監査では、3組織において3件の「要改善事項」を指摘した。このうちの2件は、「要改善事項」として指摘されることの多い、研修の未実施や記録の不備等、「教育・訓練」に関するものである。ただし昨年の4件からは減少している。その内の1件は学研プラスであるが、業務委託の要員が多く、複数のフロアで業務を行っているため、内部のコミュニケーションをとりにくい環境にある。そのため、2年連続での「教育・訓練」での「要改善事項」の指摘となった。コミュニケーションの改善につながる対策が必要と考える。もう1件の「外部委託した業務」に関する確認書の不備への指摘は、内部監査員の社会・環境マニュアルをより理解しての、積極的な指摘として捉えたい。
昨年は、「要改善事項」が4組織・7件、「改善提案」が10組織・18件で、件数については、「改善提案」が増加する結果となった。これについては、昨年に引き続き「積極的に指摘を行う」という方向性を持って監査に取り組んだことに加えて、ISO14001:2015改訂版の重要ポイントである「本業とEMSとの統合」を監査の視点に取り入れたことによる積極的な提案の結果とし、改善のチャンスが増えたとポジティブにとらえ、対処していくべきと考える。

■「要改善事項」の内容 (3組織・3件)

○ ・社会・環境マニュアル第7版
7-B 力量、教育訓練
全要員を対象とした研修が必要となっており、「7-B-(3)教育・訓練の実施及び記録」では、教育・訓練の実施結果 を「社会・環境マネジメントシステム研修実施記録」(様式7B2-2)に記録し、保管することになっている。しかし、ビジネスパートナーなどに対する実施記録がない。

○ ・社会・環境マニュアル第7版 8-A-(2)外部委託した業務に関して確認書の存在を知らなかった。
現状の業務委託契約書に社会リスク以外の要求事項を盛り込むか,検討していただきたい。

○ ・社会・環境マニュアル第7版
7-B 力量、教育訓練
研修の実施結果について、全要員の一般研修にあたる要員研修の実施はされていたが記録が未確認、「研修記録」(様式7B2-2)に記入されていなかった。
尚、新人要員研修については、研修の実施及び記録は確認できた。

※番号は、「社会・環境マニュアル(M-1)第7.1版」による

■「改善提案」について
○ 12組織に対して、23件あり。

Ⅳ.第10期のEMS活動への提言と総合意見

① 内部監査員養成と遠隔地の内部監査方法

第9期は「内部監査チェックリスト」の改善に加え、内部監査員に対する新規格の差分研修で理解が深まったが、内部監査員にはベテランが多いため、今後も継続的に機能させるためには資格保有者の養成を定期的に実施することが大切である。
また、地方拠点や事業所など遠隔地の内部監査については効率化も検討が必要と考える。例えば、実地監査は事業内容毎にサンプリングで行うなど、内部監査の質を確保が可能な合理的な手法を見出してほしい。

② 各組織のEMS担当者への新任研修

第9期の「要改善事項」は3件であり、前期の8件に比べると大幅に減少した。
しかしながら、23件あった「改善提案」の内容を見ると、新規にEMS担当者となった責任者やリーダーがISO14001で求められる活動を十分に理解されていないことによる指摘が散見された。
EMS担当者が不十分な理解のままでは、課題抽出、目標設定、活動推進が疎かになり、内部監査で指摘されるだけでなく、パフォーマンスがでないのは当然である。
こうした新任者へは前任者からの引継だけでなく、新任研修の徹底と活動支援を確りお願いする。

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